Le registre d’appel: Un document important
Le cahier d’appel, également appelé registre d’appel, fait partie des documents que les enseignants utilisent pour suivre quotidiennement la présence et les absences des élèves.
Mais comment remplir correctement un cahier d’appel ? Comment noter les absences ? Comment calculer le nombre de demi-journées possibles ? Et surtout, comment calculer le pourcentage d’absence et de présence en fin de mois ou d’année ?
Après plusieurs années en classe, je vous explique ici comment je fonctionne pour tenir mon registre d’appel et réaliser les différents calculs demandés.
À retenir : le registre d’appel permet d’enregistrer les absences des élèves. Le Code de l’éducation prévoit qu’un registre d’appel soit tenu dans chaque école et que les absences des élèves y soient mentionnées.
Cahier d'appel ou registre d'appel : quelle différence ?
Dans les écoles, vous entendrez aussi bien parler de cahier d’appel que de registre d’appel.
Dans la pratique, ces deux expressions désignent le document dans lequel sont enregistrées les absences des élèves.
Le terme utilisé peut donc varier selon les écoles, les habitudes ou le document fourni par votre administration.
Dans cet article, j’utiliserai principalement l’expression cahier d’appel, car c’est également celle que beaucoup d’enseignants utilisent dans leurs recherches.
À quoi sert le cahier d'appel ?
Le cahier d’appel permet de garder une trace de la fréquentation scolaire des élèves.
À chaque demi-journée de classe, l’appel permet d’identifier les élèves présents et les élèves absents.
Le suivi des absences permet notamment à l’école de contrôler l’assiduité des élèves et de réagir lorsqu’une absence doit être signalée ou justifiée. Le Code de l’éducation prévoit que les absences soient inscrites dans le registre d’appel et que les modalités de signalement soient organisées par l’école.
Le cahier d’appel est donc un document administratif important, que l’enseignant doit tenir avec sérieux et régularité.
Comment remplir un cahier d'appel enseignant ?
Le fonctionnement exact peut dépendre du modèle de cahier d’appel utilisé dans votre école.
En début d’année, il faut généralement renseigner les informations nécessaires concernant :
l’année scolaire ;
l’école ;
la classe ;
l’enseignant ;
les élèves inscrits dans la classe.
Il faut ensuite vérifier attentivement la liste des élèves et mettre à jour le registre lorsqu’un élève arrive ou quitte la classe en cours d’année.
L’appel est réalisé au début de chaque demi-journée. Le règlement type des écoles précise que le maître de chaque classe tient un registre d’appel et que l’appel des élèves est effectué au début de chaque demi-journée.
Il est donc préférable de prendre l’habitude de remplir le cahier d’appel immédiatement plutôt que de repousser cette tâche à plus tard.
Dans une classe à plusieurs niveaux, cela permet également de ne pas oublier une absence lorsque plusieurs groupes commencent la journée ou l’après-midi avec des activités différentes.
Comment noter les absences dans le cahier d'appel ?
Les modalités de notation peuvent dépendre du modèle de registre utilisé.
L’essentiel est de respecter les consignes données dans votre école et celles correspondant au cahier d’appel que vous utilisez.
Dans mon cahier, je note les absences pour chaque demi-journée.
Une absence le matin est donc comptabilisée séparément d’une absence l’après-midi.
Cela permet ensuite de réaliser les statistiques mensuelles à partir du nombre de demi-journées d’absence.
Pourquoi compter les demi-journées ?
Les statistiques du cahier d’appel sont généralement calculées à partir des demi-journées possibles et des demi-journées d’absence.
Par exemple, un élève absent toute une journée représente :
une demi-journée d’absence le matin ;
une demi-journée d’absence l’après-midi.
Il représente donc 2 demi-journées d’absence.
Comment calculer les statistiques du cahier d'appel ?
C’est souvent cette partie qui pose le plus de questions aux enseignants.
À la fin du mois, il faut notamment déterminer le nombre de demi-journées possibles, le nombre de demi-journées d’absence et le pourcentage d’absence.
Voici les calculs que j’utilise.
1. Calculer le nombre de demi-journées possibles
Pour obtenir le nombre total de demi-journées possibles, on multiplie :
nombre d’élèves inscrits × nombre de demi-journées de classe
Par exemple, si une classe compte 27 élèves et que le mois comporte 36 demi-journées de classe :
27 × 36 = 972
Il y a donc 972 demi-journées possibles.
Nombre de demi-journées possibles = nombre d’élèves × nombre de demi-journées de classe
2. Calculer le nombre d’absences
Il faut ensuite comptabiliser les demi-journées d’absence enregistrées dans le cahier d’appel pendant la période concernée.
Si les élèves ont cumulé 23 demi-journées d’absence pendant le mois, le nombre d’absences est donc de 23 demi-journées.
3. Calculer le pourcentage d’absence
La formule est :
Pourcentage d’absence = (nombre de demi-journées d’absence ÷ nombre de demi-journées possibles) × 100
Avec notre exemple :
23 demi-journées d’absence ;
972 demi-journées possibles.
Le calcul est donc :
(23 ÷ 972) × 100 = 2,37 %
Le pourcentage d’absence est donc de 2,37 %.
4. Calculer le pourcentage de présence
Le pourcentage de présence peut ensuite être obtenu en soustrayant le pourcentage d’absence à 100.
100 – 2,37 = 97,63 %
Le pourcentage de présence est donc de 97,63 %.
Tableau récapitulatif
| Donnée | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Élèves dans la classe | — | 27 |
| Demi-journées de classe | — | 36 |
| Demi-journées possibles | 27 × 36 | 972 |
| Demi-journées d’absence | comptage du registre | 23 |
| Pourcentage d’absence | (23 ÷ 972) × 100 | 2,37 % |
| Pourcentage de présence | 100 – 2,37 | 97,63 % |
Ce petit tableau permet de vérifier rapidement que les différents calculs sont cohérents.
Comment calculer le pourcentage d'absence d'une classe ?
Si vous recherchez simplement la formule, la voici :
Pourcentage d’absence = (nombre de demi-journées d’absence ÷ nombre de demi-journées possibles) × 100
Par exemple :
(15 ÷ 800) × 100 = 1,875 %
Le pourcentage d’absence est donc de 1,875 %.
Pour obtenir un résultat plus lisible dans un document administratif, vous pouvez ensuite appliquer l’arrondi correspondant aux habitudes ou aux consignes de votre école.
Comment calculer le pourcentage de présence ?
Le calcul est encore plus simple lorsque vous connaissez le pourcentage d’absence :
Pourcentage de présence = 100 – pourcentage d’absence
Par exemple, si le taux d’absence est de 2,5 % :
100 – 2,5 = 97,5 %
Le taux de présence est donc de 97,5 %.
Et si le nombre d'élèves change pendant l'année ?
C’est un cas qui peut se présenter dans toutes les écoles : un élève arrive dans la classe, un autre quitte l’établissement, ou l’effectif évolue en cours d’année.
Dans ce cas, il faut tenir compte des élèves effectivement inscrits pendant la période concernée et suivre les consignes de votre école pour renseigner les statistiques.
Le calcul ne doit donc pas être fait mécaniquement avec l’effectif de septembre pour toute l’année si l’effectif de la classe a changé.
Pour les situations particulières, le plus prudent reste de vérifier les consignes données par votre direction ou votre circonscription.
Que faire en cas d'absence d'un élève ?
Lorsqu’un élève est absent, son absence doit être enregistrée dans le cahier d’appel.
Les responsables de l’enfant doivent informer l’école du motif de l’absence, et le suivi de l’assiduité relève de la direction de l’école selon les modalités prévues par les textes.
Dans ma pratique, je veille surtout à avoir un cahier d’appel toujours à jour afin de pouvoir retrouver facilement les informations nécessaires.
Faut-il garder les justificatifs d'absence ?
Les modalités d’archivage et de conservation des documents doivent suivre les règles appliquées dans votre école.
Dans tous les cas, les justificatifs liés aux absences doivent être gérés avec sérieux et conservés selon les consignes de l’établissement.
Mon conseil pour ne pas oublier de remplir le cahier d'appel
Le plus simple est d’intégrer l’appel à une routine de classe.
Chez moi, le cahier d’appel fait partie des documents que je garde facilement accessibles.
Je vous déconseille de le ranger au fond d’un tiroir ou sous une pile de cahiers : vous devez pouvoir le prendre rapidement au moment de l’appel.
C’est particulièrement important en cas d’évacuation de l’école ou de déplacement de la classe : le registre doit rester facilement accessible.
Un outil pour calculer les statistiques du cahier d'appel
Si vous avez du mal avec les calculs de pourcentage, vous pouvez utiliser un calculateur en ligne pour vérifier vos résultats.
Mais je vous conseille malgré tout de connaître les deux formules principales :
Pourcentage d’absence = (absences ÷ demi-journées possibles) × 100
Pourcentage de présence = 100 – pourcentage d’absence
Cela permet de comprendre rapidement d’où vient le résultat affiché.
Les documents administratifs
En début d’année, il est important de relever quels élèves ont ou n’ont pas donné tel ou tel document administratif important: assurance, fiche de renseignement etc. J’ai donc créé un document que vous avez souhaité que je vous partage!
J’ai enlevé les différents titres des documents pour qu’il vous convienne à vous!
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12 réflexions au sujet de “Le registre d’appel: Un document important”
Merci pour ces précisions.
Merci pour les précisions et aux modérateurs
Bonjour, je suis parent et j’ai besoin du registre d’appel pour ma fille
L’école refuse de me la donner
Est ce que je dois mettre un avocat ?
Pour info ce n’est en aucun cas pour faire des ennuis avec l’ecole, au contraire c pour une procédure de divorce et avoir des preuves en ma faveur pour la garde de ma fille
Bonjour,
Je pense qu’il est normal que l’école ne veuille pas vous le donner puisqu’il contient des informations sur les autres élèves. Et il me semble, que sans demande écrite d’un juge, nous ne sommes pas tenus de le faire. (Il me semble uniquement, je ne suis pas sûre à 100% de ma réponse)
A bientôt
C’est étonnant que l’école refuse car effectivement j’avais aussi entendu que les registres d’appel pouvaient être utilisés dans ce cadre là, même des années après! (D’où l’archivage)
Merci tu m’as grandement sauvé
Bonjour,
Je me posais la question des absences des élèves lorsque l’enseignant est absent. Doit on compter ces journées comme journées de présence possible (car certains élèves sont présents et répartis dans les autres classes) ou ne les compte-t-on pas dans le calcul?
Merci beaucoup de vos précisions?
Je vous souhaite une belle semaine.
Sandrine
Bonjour Sandrine,
Le mieux est de demandé au directeur/directrice parce que dans mon ancienne école on ne comptait pas du tout, mais dans une autre on le compte.
Tout dépend donc des consignes données je pense.
Bonjour, les élèves de moins de 2ans sont inscris mais pas comptabilisés dans les effectifs de l’école. Leurs absences doivent quand même être renseignées dans les statistiques ?
Merci
A mon sens oui, mais je n’en ai pas la certitude 😉
Bonjour
Avons nous le droit d’utiliser les cahiers d’appel découpé ?
Merci pour ces infos que je vais partager à l’école.
Bonjour
Je n’ai toujours utilisé que ceux-là, donc je dirai oui.
Belle journée